La gestión documental en la administración eficiente de flotas

En la actualidad, la gestión documental es un conjunto de procesos clave para la administración eficiente de cualquier tipo de organización, por lo que su importancia en la gestión de flotas es también más que significativa.

Esto se debe, en parte, a que a medida que aumenta el tamaño y la complejidad de una flota también crece la cantidad de documentación que se genera y maneja en relación a vehículos, conductores, empleados, mantenimiento, reparaciones, seguros, órdenes de trabajo o facturas entre otros aspectos críticos para el buen funcionamiento de un negocio.

Conoce qué es la gestión documental

La gestión documental es el conjunto de procesos y técnicas que se utilizan para obtener, almacenar, organizar, conservar, recuperar e incluso eliminar documentos e información de nuestra flota de manera eficiente y segura. En otras palabras, es el proceso que implica el control y la gestión de todo el ciclo de vida de los documentos, desde su creación, modificación y uso, hasta su disposición final.

La gestión documental de una organización no es tarea sencilla y puede incluir fases como:

• Creación del documento
• Gestión permisos de visualización o modificación del mismo
• Implementación de flujos para trabajar en esos documentos
• Revisión de los mismos
• Copias de seguridad
• Eliminación de los documentos

Centraliza la información en la gestión de tu flota

Durante años, este tipo de procesos se llevaban a cabo de manera manual y, aunque muchas flotas siguen contando con multitud de documentos almacenados en archivadores, el sistema de control de flotas de Movildata puede ayudar a llevar a cabo una gestión documental aplicada que favorezca, en muchos niveles, la organización de tu flota.

Gracias al apoyo de nuestro software especializado, se pueden automatizar y simplificar muchas tareas diarias. Ya no solo desde la gestión simple de diferentes órdenes de trabajo, también al almacenamiento seguro de datos valiosos para el negocio, algo esencial para una organización, especialmente si aspira a ser una empresa data driven. No obstante, los beneficios finales de una gestión documental adecuada van mucho más allá de tener organizados los documentos de la empresa.

Ventajas de mejorar la gestión de documentos de tu flota

La gestión documental aplicada a las flotas puede ayudar a mejorar el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo las operaciones, reducir los riesgos asociados y ayudar en la toma de decisiones, basándolas en información precisa y actualizada. Vamos a ver en qué aspecto puede repercutir. 

Mayor eficiencia y seguridad

Con la gestión documental, los documentos, una vez creados, pueden ser compartidos y accedidos por los miembros del equipo de manera rápida y fácil, lo que facilita la colaboración y mejora la eficiencia operativa en la administración de la flota.

No obstante, gracias a la gestión de permisos, seguiremos manteniendo la privacidad en todas aquellas áreas que sean necesarias. De este modo, solo quienes nosotros autoricemos tendrán acceso a determinados documentos, siendo un sistema muy fiable para la seguridad empresarial.

Ahorro de tiempo y más productividad

Un proceso documental automatizado nos permite que los documentos se almacenen, ordenen y recuperen rápidamente, ahorrando tiempo valioso en la búsqueda de dichos documentos y reduciendo la posibilidad de errores humanos en la gestión manual de los documentos.

El ahorro de tiempo aumenta la productividad pues no se gasta tanto tiempo buscando, ordenando o revisando documentos, lo que permite invertir el tiempo en tareas más productivas.

Disminuye errores humanos y simplifica el cumplimiento de las regulaciones

La gestión documental puede ayudar a con el cumplimiento con las regulaciones gubernamentales y de la industria al ayudar a que los documentos estén actualizados y sean fácilmente accesibles y revisables.

Ya no solo eso, también te facilitará tener la documentación de los vehículos de tu flota en orden, así como los papeles de tráfico, y a llevar un control de las horas de trabajo, algo obligatorio desde hace ya tiempo. Esto ayuda a evitar descuidos y en consecuencia, te ahorra multas y sanciones.

En resumen, la gestión documental aplicada a la flota puede ser muy importante para la administración eficiente de tu negocio. Una gestión adecuada de la documentación puede ayudar a reducir el tiempo y los recursos necesarios para llevar a cabo las operaciones, reducir los riesgos y mejorar la toma de decisiones.

A través de la implementación de prácticas y herramientas de gestión documental, las organizaciones pueden mejorar significativamente la eficiencia y productividad de su gestión de flotas, al tiempo que simplifican el cumplimiento de regulaciones y reducen costos asociados con la gestión de documentos. En definitiva, una buena gestión documental es un elemento clave para el éxito de la administración de flotas y, por tanto, es importante que las empresas se tomen el tiempo de desarrollar e implementar estrategias y herramientas efectivas para promover la eficiencia y calidad de su gestión documental.