Cómo reducir las horas extra de tus empleados: agiliza sus labores

Optimizar al máximo posible los recursos de los que disponemos en nuestras empresas será siempre una meta a perseguir. Uno de los recursos más valiosos que tenemos es el tiempo, por ello, saber cómo reducir las horas extra de tus empleados puede suponer un antes y un después en la gestión de tu flota. Pero antes, vamos a repasar.

¿Qué son las horas extra?

En España se consideran horas extraordinarias todas aquellas horas de trabajo que se realizan excediendo la duración de la jornada laboral ordinaria, que suele ser de 8 horas. Esta sería la clave principal, pues la normativa sobre horas extra es más extensa y específica, por lo que habría que revisar qué computa y qué no dentro de las labores específicas de tu negocio.

Las horas extra en España

Para tomar un poco de perspectiva hay que conocer la problemática que suponen las horas extra para trabajadores y empleadores. Para ello no hay más que mirar las estadísticas del INE de los últimos años a través de la encuesta de población activa (EPA).

Como ya bien sabrás, el Ejecutivo, conociendo la problemática de la gestión de las horas extra, hizo obligatorio desde el 12 de mayo de 2019  llevar un control de horas de trabajo de todos los empleados. Desafortunadamente, los cambios en el mercado laboral que trajo la pandemia han hecho que los resultados no sean los esperados, incluso llegando a superar las horas no remuneradas a las remuneradas.

Por ello, encontrar cómo reducir las horas extra de tus empleados a través de un sistema justo para ambos repercutirá de manera positiva en muchos más aspectos más allá del económico.

• Se emplearán horas extra solo en los casos necesarios, suponiendo un gran ahorro.
• Te ayudará a ser justo con tus empleados.
• Se fomentará el trabajo responsable y eficaz.
• El ánimo del equipo se verá favorecido, aumentando el sentimiento de pertenencia.

¿Cómo podemos reducir las horas extra?

Si quieres potenciar las ventajas anteriormente enumeradas, tenemos que tener claras las particularidades de nuestro negocio. Por ejemplo, nuestro sector, las tareas a realizar por los empleados, el número de vehículos que tenemos en nuestra flota, la franja de tiempo que estén fuera y muchas más peculiaridades que hacen de nuestro negocio único.

Registro de horarios: ten una base de datos

Como ya sabes, es obligatorio tener un registro de la jornada laboral de todos los empleados. Este control de horas, además de ser de obligatorio cumplimiento, es fundamental para que nosotros mismos sepamos el tiempo que cada trabajador invierte en nosotros.

Deja de verlo como un mero control para cumplir con la legalidad, revisa, de manera periódica, horas de entrada y de salida para poder realizar los ajustes de jornada necesarios, ya sea porque no se están cumpliendo en detrimento del tiempo trabajado o bien porque alguien realice más tiempo del debido.

Realiza una auditoría para descubrir los motivos

Con los datos anteriores de la mano no está de más que el departamento de Recursos Humanos realice una auditoría. RR.HH podrá solicitar información o ayuda de otros departamentos con el fin de establecer las causas de dichas horas extra y encontrar justificaciones a dichas horas. ¿Por qué? Porque de esta manera podremos comprobar los motivos de las horas extra, que pueden ser muchos y muy variados.

Habla con tus empleados

Hablar con tus empleados también puede ser una buena idea para conocer las causas de las horas extraordinarias en tu negocio. Fomentar siempre un buen ambiente te ayudará no solo a poder gestionar tu negocio con facilidad, también a que tus empleados se sientan cómodos a la hora de proporcionar feedback.

Localiza las causas de las horas extraordinarias

Encontrar las causas reales de por qué se realizan horas extra es sin duda un paso importante para solucionarlas, pues pueden surgir por diferentes motivos.

El primero de todos, porque se necesiten realizar horas extra y estas sean adecuadas. Por ejemplo, por un pico de trabajo que se necesite cubrir, la baja puntual de un compañero, una urgencia que necesite arreglo inmediato y esté estipulada en las labores de la empresa/ personal… Como ves, aquí no necesitarías encontrar solución alguna.

El segundo podría ser por una mala gestión del tiempo. Esto puede hacer referencia a varias cuestiones, por ejemplo distracciones entre trabajadores, donde tendremos que discernir entre pérdidas de tiempo y un ambiente laboral adecuado. También puede deberse a distracciones entre empleador y empleado, cuando ponemos más reuniones de las necesarias, muchas veces infructuosas, que se podrían resolver de otro modo. La mala gestión del tiempo también hace referencia a no saber establecer un orden de prioridades en las tareas, por lo que dejar este aspecto claro es primordial.

En tercer lugar, saber cómo reducir las horas extra de tus empleados puede pasar por contratar más personal. Quizá lo que en un principio contaste como un pico de trabajo se ha mantenido y establecido en el tiempo, dados tus buenos resultados, por lo tanto, es una solución más para reducir las horas extra en tu empresa.

Optimizar los recursos de la jornada laboral

Optimizar el trabajo del equipo para sacar el máximo partido del tiempo es fundamental. Esto no sólo nos beneficiará con un buen retorno de la inversión, también porque nuestros trabajadores estarán más satisfechos, aumentando el ánimo de nuestro equipo y suponiendo a su vez el ahorro en horas extraordinarias.

Una manera de optimizar la jornada laboral es a través de un sistema de control de flotas pues tiene muchos puntos que nos ayudarán a gestionar mejor el tiempo de nuestro equipo. Algunas de las ventajas de la gestión de flotas que influyen directamente en este aspecto serían:

• Planificar la ruta más corta: Encontrar la ruta más rápida para acudir a un punto es básico para ahorrar tiempo, dinero y esfuerzo. Al final, si vamos sumando los minutos que ahorramos no solo diariamente, también semanalmente, nos encontraremos con un ahorro más que considerable.
• Automatizar órdenes de trabajo: Este punto es de vital importancia pues un sistema de control de flotas no solo supone ver puntos en un mapa. Permitirá a nuestro empleado comunicarse de manera telemática con nosotros, entregar informes, órdenes de trabajo y demás cuestiones importantes. El papeleo desaparece y se automatiza, regalando minutos de tiempo para otras actividades.
• Mandar al conductor más cercano: Cuando surgen órdenes de trabajo de última hora, o urgencias, nuestra capacidad de reacción es fundamental. Para ello, conocer la disposición de nuestro equipo y qué están haciendo nos ayudará a mandar al trabajador más capacitado y cercano para hacer dicha tarea.
• Encontrar rutas alternativas: Los imprevistos forman parte del día a día de cualquier negocio. En el caso de la gestión de flotas, carreteras cortadas, desvíos o inclemencias meteorológicas están presentes durante todo el año. Ser capaces de encontrar rápidamente rutas alternativas nos ahorra mucho tiempo tanto de conducción como de toma de decisiones.

Como ves, un sistema de control de flotas tiene una incidencia directa en el tiempo que tardamos en tomar decisiones, en llegar de un lado a otro o en completar una orden de trabajo, pero es que sus beneficios no acaban aquí.

La gestión de flotas es respuesta a otras muchas preguntas enfocadas a la optimización. Además de cómo reducir las horas extra de tus empleados, lo es también para saber cómo ahorrar combustible, cómo alargar la vida útil de tus vehículos y cómo mantener a tu equipo vinculado a tu negocio. Muestra de ello es cómo el 76% de los gestores de flotas encontraron esta tecnología entre extremadamente beneficiosa o muy beneficiosa.

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