Protege tu flota: cómo evitar el uso no autorizado de vehículos de empresa

Son muchos los retos a los que se enfrentan los gestores de flotas en el día a día para optimizar los recursos de su negocio. Uno de esos retos es acabar con el uso sin autorización de la flota. Por ello, queremos darte unos consejos para que sepas cómo evitar el uso no autorizado de vehículos de empresa. Pero antes, vamos a conocer más en profundidad esta problemática.

¿Qué es el uso no autorizado de vehículo de empresa?

Partamos desde una sencilla definición de este problema: el uso no autorizado de vehículos de empresa se refiere a cualquier utilización de un vehículo propiedad del negocio que no ha sido previamente aprobado por el gestor de la flota.

Esto puede incluir el uso del vehículo para fines personales, viajes no relacionados con el trabajo o para cualquier otro propósito que no esté en línea con las políticas de la empresa. Dentro de cada empresa se establecerán unas directrices sobre el buen uso de los vehículos, por lo tanto, ese “uso no autorizado” puede variar de un negocio a otro, siendo la propia empresa quien defina los límites y el trabajador quien deba cumplirlos.

Por lo tanto, a la hora de saber cómo evitar el uso no autorizado de vehículos de empresa, necesitarás una solución que se adapte a tus necesidades, teniendo previamente bien establecidos tus límites. Así, podrás abordar la problemática desde una perspectiva global a toda la flota.

¿Qué supone para un negocio el uso sin autorización de sus vehículos?

El uso no autorizado de vehículos de empresa puede ser un problema significativo para los negocios y su viabilidad porque tiene consecuencias serias en la cuenta de resultados. Hay varias cuestiones importantes que considerar:

Aumento del uso de carburante

Los viajes no autorizados suponen un aumento del consumo de carburante, lo que repercute negativamente en las cuentas de la empresa. De hecho, los gestores de flotas indican que saber cómo reducir el consumo de combustible en las jornadas laborales es importante para la viabilidad del negocio. Si a esta dificultad añadida de los precios del combustible sumamos los desplazamientos sin autorización nos encontramos con un gasto desbordado.

Se incrementa el riesgo de accidentes de tráfico

Que se use el vehículo de forma no autorizada no tiene que significar necesariamente que suceda un accidente, no obstante, pasar más horas en la carretera aumenta las posibilidades. Además, sin llevar un control del vehículo no se puede saber en qué condiciones se ha circulado o los peligros a los que el conductor ha estado expuesto, tampoco el estado del propio conductor en su tiempo libre.

Fallos mecánicos

Desde luego a medida que usamos un vehículo las piezas se van a ir desgastando de manera natural. Si un vehículo de empresa se utiliza fuera de horario laboral sin autorización, el desgaste de los componentes llegará mucho antes y será el gestor de flotas quien tenga que hacer frente a reparaciones y sustituciones, por ejemplo de cuestiones tan sencillas pero costosas como los neumáticos. Así, saber cómo evitar el uso no autorizado de vehículos de empresa es fundamental también en este aspecto.

Las actividades que se realizan con el vehículo

Una vez que no se tiene control del vehículo de empresa y se usa de manera no autorizada no podemos saber para qué tipo de actividades se usa. Por lo tanto, puede que se estén realizando actividades ilegales con dicho vehículo, lo que puede tener implicaciones muy serias para el dueño de la flota.

¿Cómo evitar el uso no autorizado de vehículos de empresa?

Como puedes observar, es importante que las empresas establezcan políticas claras sobre el uso de sus vehículos y las comuniquen a sus empleados. Dichas medidas pueden incluir restricciones sobre el uso personal de los vehículos, requisitos de registro de viajes y kilometraje y requisitos para obtener la aprobación previa de la empresa para cualquier uso que no esté directamente relacionado con el trabajo.

Al final, la flexibilidad la establece la propia empresa, siendo responsabilidad de los trabajadores cumplir con las normativas. Lamentablemente, como en algunos casos no es así, es necesario tomar medidas para reducir el uso sin autorización de los vehículos y una de las maneras de hacerlo es a través de un sistema de control de flotas. ¿Por qué?

Localización inmediata de vehículos

Sencillamente, con el sistema de seguimiento de vehículos por GPS podrás conocer la ubicación de tus vehículos en tiempo inmediato, no solo durante la jornada laboral, también si se usan fuera de ella. Además, la monitorización del vehículo y los consumos te permite saber si se está haciendo uso de este fuera de horario y el gasto que ha supuesto.

También, con el sistema de control de flotas de Movildata puedes establecer zonas restringidas de las que el vehículo no debería poder salir. Así, tendrás el control de la flota en todo momento.

¿Qué otros beneficios aporta el control de flotas?

Ahora ya sabes cómo reducir el uso no autorizado de vehículos de empresa pero este no es el único beneficio del que disfrutarás si finalmente decides instalar un sistema de localización GPS de vehículos.

1. Mejora la eficiencia: Un sistema de control de flotas ayuda a optimizar las rutas, incluso cuando surgen imprevistos, lo que mejora la eficiencia en el uso de los recursos de la flota, ahorra tiempo y reduce costos.
2. Reducción de gasto de combustible: Al mejorar la planificación de las rutas de reparto se ahorra en combustible, pero no solo eso, también podemos sacar provecho pues se reducen los tiempos de ralentí y se puede promover la conducción eficiente entre los empleados.
3. Prioriza la seguridad: Como se monitoriza el estilo de conducción reduciremos los excesos de velocidad y las malas prácticas al volante, también referentes a conducción agresiva, lo que puede ayudar a prevenir accidentes y promover la seguridad de los conductores y los vehículos.
4. Mayor transparencia: Al proporcionar una visibilidad más clara sobre el uso de la flota, un sistema de control de flotas puede ayudar a mejorar la toma de decisiones y la transparencia en la gestión de la flota.
5. Mejora del servicio al cliente: Con un sistema de gestión de flotas  como el de Movildata, puedes mejorar la planificación y coordinación de las rutas, lo que supone una mayor satisfacción del cliente al reducir los tiempos de espera y aumentar la precisión de los servicios.
6. Mejora de la productividad: Al tener una visibilidad clara del uso de la flota, un sistema de control de flotas puede ayudar a identificar áreas de mejora en la productividad y la eficiencia de los conductores y los vehículos. Llegar a convertirse en una empresa Data Driven puede tener muchos beneficios.

Como ves, tratando de reducir los usos no autorizados de los vehículos de una flota puedes conseguir el éxito en otras muchas áreas de tu negocio.

¿Preparado para el cambio? Contacta y solicita tu demo.